2013/03/17

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「飲み会の幹事 前日までの準備編 再び!」

category - つぶやき
2013/ 03/ 17
                 
おはようございます!
肉の御仁です!

今日はこれから息子たちの新生活に備え、買い物やらちょっとした行事やら大忙しです!

ブログの更新を行う時間も取れそうにないので、久々に「再び!シリーズ!」で失礼する!

さて、職場では定年退職を迎える先輩方に感謝と慰労をお伝えする「送別会」が多く企画される時期である!

私たちの職場では3月は、月末まで大きな行事が続いているため、この送別会の日程調整が難しい!

最近は、2月に行ったり、退職された後ではあるが4月に行ったりと本当に日程調整には苦労する!

今年は私が日程調整する送別会はないのであるが、お世話になった先輩方の送別会に参加させていただくものはある!

その中で一つおもしろい話があった!

今月末に開催予定の送別会があったのであるが、若い職員が快く幹事を引き受けてくれた!

様々な部署の職員の日程調整を行い、開催日を決定し、出席者に連絡をしてくれたのであるが、先日、その職員が私のところへ血相を変えて話に来た!

「すみません!送別会の日ですが、●●さん(定年退職する方の名前)は仕事の予定が入っているそうです!」

仕事じゃしょうがないなと思っていると、次に出た言葉には思わず笑ってしまった!

「すみません!●●さんに送別会の日程を伝えていませんでした!」

え〜っ!主賓の日程調整しないで送別会の日程を決定したの!

幹事を快く引き受けてくれ、参加者の日程調整を行ってくれたので、感謝はしているが、思わず、「間抜けだな!」と言ってしまった!

以前にもつぶやいたが、宴会をする時はまず、「目的はなにか?」「主賓は誰か?」「主賓の予定は?」を考えることは常識だろうと思っていた!

がしかし、まだまだ、判っていない者も多いようだ!

そこで、ここからは以前つぶやいた「飲み会の幹事 前日までの準備編」を再び!

宴会一つ仕切れなければ、仕事だって仕切れない!

ちょっと、勉強してくだされ!!

宴会

今日は久々に食べ物以外のネタをつぶやく。

「飲み会の幹事」についてだ!

「幹事」とは、あるグループを取りまとめる代表となる人をいう。

忘年会、宴会といった企画・調整等が必要な場合には幹事が必須である。

幹事になるとまず、日程を決めなければいけない。そして会費を決め、会場を決めなければならない。当日は、会の仕切りや会計なども行わなければならない。

結構、面倒である。

だから、幹事は一般的に若い奴が指名される。

指名をされて仕方なくやるからか、幹事としての役をこなしていない奴も多い。

私は飲み会好きなのか、単に仕切り好きなのか高校生の頃から「幹事」を良く行なっていた。

飲み会の幹事自体、面倒とも思わないし、結構好んでやっている。

職場のOB会や同期や友人との飲み会、友人や同期の結婚式の二次会などの幹事や司会なども数多くこなしている。

最近では、twitterのオフ会の幹事などもやったりして…

しかし、最近は、飲み会参加者の中でも年齢も立場も高い方になってきたため、なかなか、幹事ができないような状態である。周りが気を遣うというか、こちらも若い奴に気を遣うというか…徳光さんみたいに司会ならできるかな…

やっぱり、幹事は若い奴の役目なのかもしれないと考え、行動を自粛している今日この頃である。

そこで、次の世代の幹事さんたちに、「幹事とはどうあるべきか?」人材育成の一環として、飲み会の「幹事」について、私の知識と経験からつぶやいていこうと思う!

まず、幹事としてやることっていったら、「飲み会の企画」!

【 飲み会の目的はなにか 】

飲み会の目的は、忘年会・新年会・歓送迎会・仕事の打ち上げなど行事的に行うもの、特に理由はないが単に飲むだけってものもある。

単に飲むだけ…これだって、一緒に飲む相手との親睦であったり、愚痴を聞いてもらうなどの何らかの目的がある。

まずは、飲み会の目的をはっきりさせよう!

【 飲み会の参加者を決める 】

目的がはっきりしたら、目的に合わせて、参加者を決める。

忘年会や歓送迎会なら、どの組織(部・課・係)で行うかによって、主賓は誰か、来賓を招くかなどを職場の先輩や上司などに相談すると良いだろう。

公式な行事の場合は、その組織の代表者の考えやしきたりなどがあり、幹事の考えだけでは決めがたいことも多い。

例えば、係で行う内輪の歓送迎会に課長を招くかどうかなどは、他の係の状況や今までの状況も考えないと、他とバランスを欠くこともあろう。

公式行事の場合は、まず上司や先輩に相談だ!

【 飲み会の日程を決める 】

参加者が決まったら、まずは、主賓の日程を押さえる!当たり前のようだが、これが出来ていない幹事も多い。

飲み会の目的を達成するためには主賓の存在は必須である。歓送迎会に転入者や転出者がいなければ意味がないことは言うまでもない。まずは主賓の日程調整だ!

来賓をお招きする場合は、主賓と同様、最優先で日程調整を行う。

あとは、その飲み会を行う組織のTOPの日程調整を行えば、調整した日のうち、参加者が一番集まることができる日を回覧などで集約すれば良い。

全員が参加できることが一番だが、全員が参加できる日を見つけることなどはまず無理である。
 
永きに渡り幹事をこなしてきた私でも、公式行事や人数の多い飲み会では、参加者全員が揃った飲み会などは、ほとんど経験したことはない。

飲み会の日程は、割り切って決めるべし!

【 飲み会の会費を決める 】

日程を決めたら、次は会費を決める。

最近は飲み屋の価格競争などで安く設定される場合もあるが、私の経験では昔から5千円という相場が変わっていないような気がする。

また、公式行事では上司がお志を出してくれる場合も多い。私の勤務先では、「お祝い金」と称し、概ね「部長7千円、課長5千円、係長3千円」の「しちごさん」を会費に上乗せして出している。(最近は不景気なせいか、「しちごさん」ではなく、「ご-さんいち」のケースも多くなったような…)

お志の総額も計算の上、会費を決めると良い。私の相場観からは、飲み放題込み5千円が一般的といったところだろうか。

会費が少し高くなっても、幹事としては、飲み放題は付けたほうが安心であろう!

また、ネットのクーポンの活用や人数が多い場合などは「飲まない女性が多いので飲み放題の人数を減らして」とか「飲み放題時間の延長を」「追加料理付けて」などと交渉によりサービスを獲得し、絶対的、相対的に会費の引き下げに努力を惜しんではいけないことを最後に付け加えて置く。

【 飲み会の会場を決める 】

飲み会の会場は、公式行事なのか、参加人数によっても大きく変わる。

公式行事の場合は、できれば相席とならない個室のある飲み屋が良い。人数が少ない場合は、小さな居酒屋なども趣があって良い。
 
できれば、主賓にご希望があるか伺い、ご希望があればその店で、なければ参加者の好みを頭に浮かべ、幹事が決めれば良い。

少し前に、定年退職を迎えられる先輩の送別会を企画した時などは、その先輩の幼馴染の方のスナックを希望されたため、スナックで1次会をしたこともある。これはなかなか、良い経験であった…

会場を決める際に参加者の好みを聞いて回れば、相反する希望が出る場合が多い。こんな時、若い幹事なら複数の特定の方の顔が頭に浮かび店選びが難しくなる。

私に「どこがいいですか?」って聞かれれば、毎回必ず「肉」「餃子」と答えるが…毎回、「焼肉」「餃子」にできる??

会場選びは、幹事の特権と思って、決断すべし!

【 飲み会前日までの準備 】

会場まで決まったら、参加者に通知をし、出欠の確認を取る。

飲み会の次第を考える。

来賓をお招きする場合は、当日ご挨拶いただきたい旨をあらかじめ、お願いしておく。主賓の方にも同様にお願いをしておく。

また、公式行事の場合はその飲み会を主催する組織のTOPに飲み会開会前のあいさつを、次の職責(同じ職責が多数いる場合は年功で選ぶのが一般的)の方に乾杯のあいさつをお願いしておく。その次の職責の方には、締めのあいさつをお願いしておきます。

非公式の飲み会であれば、あいさつ、乾杯のあいさつ、締めのあいさつなどは、その場の雰囲気で…(よく判らない場合は、年功で順番にお願いしておけば無難です)

飲み会の前日に参加者に再度、飲み会の日時、場所などをお知らせし、会費などは事前にいただいておくと良いでしょう!

だいたいのお店は、前日までは予約の変更に応じてもらえますが、当日キャンセルは、飲み放題分以外のキャンセルは利きません。当日に会費をもらうことにしていると、最悪、キャンセル分は幹事持ちということも少なくありません。

お志についても、幹事から切り出しにくいものですが、公式行事の場合は、同じ役職の方は出す出さないや金額を合わせたりしているので、きちんと調整してあげた方が喜ばれます。

ここまで、準備したら、前日までの「準備完了!」

飲み会当日を待ちましょう! 

少し長くなりましたので、「飲み会の幹事 前日までの準備編」はここまで!

次回は、「飲み会の幹事 当日編」をつぶやきます。

お楽しみに!でも、あくまで、肉の御仁の私見だから、みなさんの周りをよく見て、楽しい飲み会を準備してくださいね!
 


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コメント

非公開コメント
        

こんにちは☆
まさかの主賓の予定ききわすれ;
可愛いうっかりですね(*´ゝ艸・`)
細かいところ気にしていると意外にぬけちゃうんですね〜;
分かります〜☆
主人も先日職場の幹事で泊まりがけの呑み会だったらしく
大変そうでした;
おまけに相部屋の人が凄いいびきで不眠;;
もう幹事はやりたくないil||li (つω-`*)il||liと嘆いてました;;
肉の御仁さんは幹事のプロですね☆☆
楽しく幹事されてるから尚更上手く、
ウケもよくまとめられるんですね〜(人^∀^*).。:*+゜
心構えとっても勉強になります〜☆☆
Re: タイトルなし
mariyakkoさん、こんにちは!

いつもコメントありがとうございます!

何事も基本に忠実にやっていれば、間違いは少ないのでしょうが
幹事の基本ってよくわからないのですよ!

要は場数!経験しないとわからないのかな!

ご主人もご同業ですから、幹事で仕切りをマスターしておけば、
仕事の役にも立ちますよとお伝えください。