2011年09月09日

        

業務改善!

category - つぶやき
2011/ 09/ 09
                 
昨晩、Twitterで、美形若妻と新人くんとTwitter上で少し意見交換した。
今日のTL上でも少し、話題になった!
そこで、急遽、晩酌しながら私の考えをブログに書く!!
業務改善」についてだ!

現在,私たちの業界は,財政難による人員や予算の削減が図られている。
実際,今までの業務を行っていくのが厳しい状態のところ,現員の超勤対応で,どうにかつじつま合わせしているところもあると思われる。「もう限界だ!」と言う声も多く聞く。

私たちが業務を行う上で必要と言われているものが5つある。「人・もの・金・時間・情報」である。
これらのうち,「人・金」ところによっては,「もの」も削減されているのだ!

普通に考えれば,この状況で,それまでと同じやり方で同じ結果は残すことができないことは誰もが納得することであろう。

では,どうするか?

私たちの団体では,職員の研修で「良い仕事の仕方とは」,次のように教えている。

「良い仕事のやり方とは,決められた「予算」の中で,決められた「期限」までに,やるべきことをやるべき「手順」できちんとやり,「やってはいけないこと」はやらずに「成果」を出すことである。「成果」を出すとは,市民満足度を高めることであり,それが私たち職員の「職員満足度」を上げることになる」

「良い仕事」をするのに,決められた「予算」が減り,行うべき「人」が減ったのであれば,「手順」を変えるか「成果」を変えるしかないであろう!

「成果」を下げれば「市民満足度」も下がり,「職員満足度」も下がることになる。であれば,当然,「手順」を変える選択肢を選ぶことになろう!

「手順」を変えるとはなにか?

今までやっていることを,そのまま行うのではなく,「やり方を変える」のである!ドラッカー流に言えば「イノベーション」である!新しい方法,発想等を導入することで既存の事柄に変化を与えるのである。

「やり方」はひとつではないはずだ!ひとつのやり方にこだわることなく,いろいろな手法を考えるのだ!
その際は,大きく変えるのではなく,すぐにできることから小さく変える。今出来ることから,出来るところまで変えていくのであれば,小さな効果であってもすぐに効果が出る。
また,小さな効果が積み重なれば大きな効果となる。
大きく変えようとして,検討に時間を掛けて,考える時間や検討する会議など業務を増やせば本末転倒だ!
「小さなことからコツコツと」だ!

私も昔,新規事業のルーティン業務を担当していたころ,例月業務は次の月は1分でも早く終わらせる,より正確に処理することを目標に,本当に細かなことからコツコツ改善し,マニュアル化を行い,当初よりずいぶん処理時間やミスを削減したことがある。
後輩には常々,「同じ仕事をするな!より早く,より正確に,より楽な業務になるよう,毎回,工夫しろ」と言っていた事を思い出す。

現下の状況では,予算も人も今より増えることはないであろう。そこで,自分が長時間働くことで,今までの成果を出すのか,工夫をして成果を出すのかは,当然,後者でなければならない。
超過勤務は,割増賃金である。人件費も削減対象なのだ!
ある会社の社長がこんなことを言っている。
「自分で時間外の時間を記入し,上司に申請するということは,自ら所定の時間内では仕事ができないということを表明していることであり,そこに羞恥心の欠如を見る」と。

何のプロでも,「限られた人・金・もの・時間・情報」の中でもっとも効率よく成果を出すものである。
まずは,プロを目指そうではないか?

創意工夫でも,事業の再精査(スクラップアンドビルド)でもどうしても「成果」が出せないのであれば,はじめてその時,成果を出すための資源を増やすのか,成果を下げるのか,納税者に選択を迫ることになるのであろう。

私たちの世界は「法」によって動いている。最後に2つの条文を記して今日のブログを終える。

●地方財政法(予算の執行等)
第4条 地方公共団体の経費は、その目的を達成するための必要且つ最少の限度をこえて、これを支出してはならない
●地方自治法
第2条第14項 地方公共団体は、その事務を処理するに当つては、住民の福祉の増進に努めるとともに、最少の経費で最大の効果を挙げるようにしなければならない。

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